Elke eerste dinsdag van september is het Duurzame Dinsdag. Ook dit jaar wordt er in Den Haag stil gestaan bij deze duurzame dag. Diverse duurzame ideeën en initiatieven worden dan aan het kabinet aangeboden. Duurzaamheid is ook een belangrijk item op de agenda van Jalema en kan als thema natuurlijk op diverse manieren worden opgevat. In deze blog daarom extra aandacht voor een duurzame manier van archiveren, dat belangrijk is voor diverse Nederlandse instanties en overheidsinstellingen.

Documenten minimaal 100 jaar bewaren!

Het klinkt misschien wat stoffig, maar diverse instanties zijn nog altijd verplicht om belangrijke documenten fysiek te bewaren. Werk je bijvoorbeeld bij een overheidsinstelling? Dan ben je als instantie zelfs verplicht om bepaalde documenten minimaal 100 jaar te bewaren. Zo’n lange periode klinkt toch eigenlijk onrealistisch? Jij zult wel denken dat het aantal fysieke archieven achteruitgaat, en dat is natuurlijk ook wel zo. Toch worden er nog altijd diverse archieven rijkelijk gevuld met informatie, onderschat dat niet!

Zuurvrij documenten opbergen

Heb je te maken met het langdurig opbergen van belangrijke documenten, dan is het belangrijk dat deze documenten in de juiste staat worden bewaard. Ze moeten over 100 jaar nog altijd in exact dezelfde staat verkeren; de kleur moet behouden blijven en de tekst moet nog perfect leesbaar zijn. Niet alle opbergmappen zijn hiervoor geschikt. Een belangrijk kenmerk van mappen die daarvoor wél geschikt zijn, is dat deze gemaakt dienen te zijn uit zuurvrij karton. Dit betekent dat het karton geen zuren bevat die de documenten zouden kunnen aantasten.

Strenge ICN-kwaliteitseisen

In de collectie van Jalema bevindt zich een complete mappenserie, de Infinio-serie, die voldoet aan de strenge ICN-kwaliteitseisen die zijn opgesteld volgens de Nederlandse Archiefwet. Een van de belangrijkste voorwaarden van deze wet is dat overheden hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moeten brengen en bewaren. Uiteindelijk moet de informatie binnen de komende 100 jaar eenvoudig kunnen worden teruggevonden. Als men de documenten opbergt in een map van de Infinio-serie, dan kun je ervan uit gaan dat deze documenten over 100 jaar nog perfect leesbaar zijn. Enorm handig voor jouw opvolgers, die de documenten dan nog nodig zullen hebben!